Neuvot ja vinkit

Yammerilla tehokkuutta viestintään

21.8.2015 Joanna Niininen

Yammer on lyhyesti kerrottuna yrityskäyttöön tarkoitettu Facebook. Yammerissa voit kuitenkin päättää, ketä haluat sinne kutsua. Yammer toimii mainiosti niin yrityksen kuin yhdistyksenkin sisäisen viestinnän työkaluna. Perusversio ohjelmasta on ilmainen.

Mutta meillähän on jo sähköposti?

Sähköposti toimii kahden henkilön välisessä viestittelyssä, mutta kun keskusteluun liittyy useampi henkilö, käy viestien seuraaminen hankalaksi ja postien määrä suureksi.

Yammerissa keskustelua voi käydä kommentoimalla ja viestit ketjuuntuvat alkuperäisen aiheen alle. Kommentit on helppo silmäillä vaikkapa kerran päivässä. Viestit myös jäävät seinälle, joten niihin palaaminen on helpompaa kuin sähköposteihin. Yammer tukee myös kuvien ja tiedostojen lisäystä.

Saat myös halutessasi seurattavien henkilöiden viesteistä ilmoituksen sähköpostiin.

Ryhmittele selkeästi

Voit perustaa haluamasi määrän ryhmiä Yammeriin eri aiheita varten. Ryhmä voi olla yksityinen tai julkinen oman organisaatiosi jäsenille. Pääkäyttäjä tai kaikki ryhmän jäsenet voivat kutsua lisää jäseniä ryhmän asetuksien mukaisesti. Esimerkiksi projektille voi olla järkevää perustaa oma ryhmä.

Muistiot järjestykseen

Yammerissa on muistiotyökalu, jossa useampi henkilö voi samaan aikaan muokata tekstiä. Muistiot tallentuvat kunkin ryhmän omalle välilehdelle, josta ne ovat helposti löydettävissä. Muistiota voi myös kommentoida muokkaamatta sen sisältöä.

Muista tietoturva

Yammer on Microsoftin tarjoama työkalu. Kaikki Yammeriin tallentamasi sisältö tallentuu Microsoftin omaan pilveen. Koska et tiedä, mihin maahan tietosi tallentuvat ja kenellä on pääsy niihin, älä käytä Yammeria arkaluontoisen aineiston käsittelyyn.

Tee siis heti alussa selväksi organisaatiossasi, mihin kaikkeen Yammeria saa käyttää ja mihin ei. Oikein käytettynä se tarjoaa mainion työkalun sähköpostitulvan vähentämiseen ja säästää sisäiseen kommunikointiin kuluvaa aikaa.

Tarjoamme konsultointia ja koulutusta tehokkaaseen Yammerin käyttöön. Ota yhteyttä!

Näin tilaat kotisivut onnistuneesti

12.8.2015 Helpdesk

Ohjeita onnistuneeseen kotisivujen tilaukseen.

Mahdollisuus päivittää kotisivuja itse

Erilaisia kotisivujen julkaisujärjestelmiä on lukuisia. Niiden käyttö ei yleensä vaadi ohjelmointitaitoja, ja voit muokata kotisivujen tekstejä ja kuvia editorilla. Verkossa on paljon myös hyviä avoimen lähdekoodin julkaisujärjestelmiä, esimerkiksi WordPress ja Joomla. Kun kotisivusi luodaan julkaisujärjestelmän päälle, voit itse varmistaa, että sivusi ovat aina ajan tasalla.

Riippumattomuus palveluntarjoajasta

Varmista, että halutessasi pystyt siirtämään kotisivut toiselle palveluntarjoajalle. Monet yritykset myyvät kotisivuja omiin julkaisujärjestelmiinsä: pystyt itse päivittämään sivuja mutta et saa oikeuksia sivujesi koodiin. Jos palveluntarjoajasi lopettaa toimintansa tai päättää sopimuksesi, joudutaan kotisivusi luomaan uudelleen.

Varmuuskopiointi

Mikäli tilaat operaattorista riippumattomat kotisivut, saat itse varmuuskopioitua ne ottamalla kotisivutilaan FTP-yhteyden ja siirtämällä tiedostot omalle koneellesi sekä hakemalla tietokannasta kopion. Jos tämä on uutta sinulle, pyydä ohjeet oman varmuuskopion ottamiseksi, heti kun sivut valmistuvat. Jatkossa ota varmuuskopio sivuista aina ennen kuin teet niihin isoja muutoksia. On hyvä kysyä myös, millaiset varmuuskopiot palveluntarjoajallasi on, jotta voit tarvittaessa pyytää palautusta myös heidän kauttaan.

Responsiivisuus

Responsiivisuudella tarkoitetaan sitä, että kotisivut skaalautuvat käytettävän laitteen mukaan. Tällöin kotisivut saadaan helppokäyttöisiksi ja hyvin toimiviksi myös kännyköillä ja tableteilla.

Kotisivutila ja verkkotunnus

Kotisivut tarvitsevat aina verkko-osoitteen, joka kirjoitetaan selaimeen kotisivujen avaamiseksi tietystä palvelintilasta. Verkkotunnusten hinnat vaihtelevat sen mukaan minkä päätteen haluat osoitteellesi. Suomessa toimivilla yrityksillä on yleensä aina fi-päätteinen osoite ja usein lisäksi myös ulkomaalaisia päätteitä kuten com ja net. Palvelintilojen hinnat vaihtelevat paljon eri palveluntarjoajien ja ominaisuuksien mukaan.

Tee selkeä tarjouspyyntö

Tee mahdollisimman selväksi jo tarjouspyynnössä, mitä olet tilaamassa. Kerro ainakin seuraavat asiat:

Esittely

Lyhyt kuvaus, mitä yrityksesi tekee ja kenelle sen verkkosivut on suunnattu.

Työn kuvaus

Kerro, sisältyykö sivujen graafisen ilmeen tekeminen tarjouspyyntöön vai onko ilme jo valmiina. Kerro myös, jos haluat käyttää osittain olemassa olevaa materiaalia.

Arvioi, kuinka monta sivua kotisivuille on tulossa.

Ilmoita, haluatko syöttää sivujen sisällön kotisivuille itse vai sisältyykö syöttö tarjouspyyntöön. Jos haluat siirtää vanhoilla sivuillasi olevan materiaalin uusille sivuille, muista mainita siirrettävän materiaalin osoite.

Määrittele toiminnallisuudet: haluatko sivuillesi yhteydenottolomakkeen, kalenterin, kuvagallerian tai jotakin muuta?

Aikataulu: mihin määräpäivään mennessä sivujen tulee olla valmiit?

Tekniikka

Sivujen tulee olla responsiiviset, jotta ne toimivat kaikilla laitteilla.

Kerro, haluatko itse päivitettävät sivut ja tuleeko sivujen olla riippumattomat palveluntarjoajasta.

Mainitse, haluatko käyttää olemassa olevaa kotisivutilaa vai tarvitsetko paikan kotisivuillesi. Kysy, kuinka usein palveluntarjoaja varmuuskopioi sivut ja kauanko varmuuskopioita säilytetään, jos pyydät tarjousta myös kotisivutilasta.

Vinkkejä webhotellin valintaan

29.7.2015 Helpdesk

Ota huomioon seuraavat asiat, kun valitset paikkaa kotisivuillesi:

Tuki

Selvitä, sisältyykö kuukausihintaan tukea ja kuinka tavoitat asiakaspalvelun. Sollertiksen asiakaspalvelu palvelee klo 8–17, ja tavoitat meidän sekä sähköpostitse että puhelimitse. Sivutilamme hintaan sisältyy tekninen tuki palvelintilan käytössä. Voit myös tilata meiltä tukea kotisivujen päivitykseen ja siirtoon.

Varmuuskopiointi

On hyvä varmistaa, kuinka usein palveluntarjoaja varmuuskopioi kotisivusi. Jos kotisivujesi päivityksessä menee jotakin pieleen tai ne hakkeroidaan, voit pyytää palauttamaan toimivan version sivuistasi. Sollertiksella kotisivusi varmuuskopioidaan joka yö. Palauttaminen varmuuskopiosta on maksullista. Suosittelemme asiakkaille myös omien varmuuskopioiden ottamista, jolloin kotisivut voi palauttaa itse eikä palautuksesta tule kustannuksia. Tarvittaessa opastamme asiassa.

Tila

Pelkät kotisivut vievät usein melko niukasti tilaa. Jos kuitenkin otat käyttöön webhotelliin kuuluvat sähköpostipalvelut, on hyvä selvittää, paljonko tilaa tarvitaan ja voiko pakettiin lisätä tilaa.

Kaista

Halvimmissa webhotellipaketeissa on usein rajoitukset sille, kuinka paljon liikennettä kotisivutilaan voi kuukauden aikana tulla. Kun raja tulee täyteen, kotisivusi lakkaavat näkymästä. Meidän paketeissamme ei ole kaistarajoituksia, mutta erittäin ruuhkaisille sivustoille suosittelemme omia virtuaaliapalvelimia. Omalla virtuaalipalvelimella saat kotisivutilallesi oman Internet-kaistan sekä taatun prosessori- ja muistitehon.

Tutustu kotisivutilamme ominaisuuksiin osoitteessa: sollertis.fi/hostingpalvelut/

PC:n käyttäjä siirtyy Maciin, osa 2

29.6.2015 Joanna Niininen

Innostus uudesta koneesta nousi pian sen avaamisen jälkeen huippulukemiin, kun huomasin, että läppärini soi puhelimen soidessa. Voin siis vastata puheluihin koneella ja iPadilla, kun puhelin on lähellä. Aika näppärää, jos puhelin on unohtunut laukun pohjalle.

Luovutin koneen suosiolla seuraavaksi oman mac-gurumme haltuun, joka asensi tarvittavat ohjelmistot ja muun muassa Windows 10 -käyttöjärjestelmän. Kone kävi muutamaan otteeseen hänen hoivissaan, kun huomasin uusia tarpeita. Sillä aikaa käytin vanhaa kannettavaani. Työtiedostoni sain synkronoitua tiedostopalvelumme kautta koneideni välillä, joten työnteko jatkui aina sujuvasti, olipa kumpi tahansa kone käytössä.

Oikeastaan hankalinta Maciin siirtymisessä olivat näppäin- ja hiirikomennot, jotka poikkeavat PC-maailmasta. Edelleenkin tulee painettua kosketuslevyn hiiren oikeaa laitaa, kun etsin hiiren oikeanpuoleista näppäintä. Kaiken kaikkiaan siirtyminen uuteen käyttöjärjestelmään on käynyt kuitenkin varsin kivuttomasti, ja aina jos jokin ohjelma tarvitsee Windows-alustaa, saan vaihdettua käyttöjärjestelmää lennosta neljällä sormella kosketuslevyn kautta. Uuden koneen valinta oli minulle erittäin onnistunut. Kone käynnistyy ja toimii nopeasti, jolloin työnteko on tehokasta.

PC:n käyttäjä siirtyy Maciin, osa 1

23.6.2015 Joanna Niininen

Hieman yli kaksi vuotta vanha työkannettavani alkoi temppuilla päivitysten ja käynnistymisen kanssa. Turhautuminen nousi nopeasti sellaiselle asteelle, että jotakin piti tehdä nopeasti. Ensimmäisenä laitoin koneen uudelleenasennukseen esiasennustiimillemme, ja kone palautui virkeämpänä uuden Windowsin kera. Omien tiedostojen palautus laitteelle kävi helposti uusimmasta varmuuskopiosta. Arvelin koneen jaksavan näillä toimilla vielä vuoden verran, mutta toisin kävi. Käynnistysvika ilmeni pian uudelleen, eli kone jäi käynnistyessä ja sammuessa välillä jumiin ja hidasteli aika ajoin käytettäessäkin.

Aika on rahaa -sanonta pitää paikkansa nykyaikana ehkä paremmin kuin koskaan ennen, ja laskin nopeasti säästäväni työaikaa useamman tunnin viikossa eli yli sata tuntia vuodessa, kun rauta vaihdetaan uuteen. Käytännössä uusi kone siis on ilmainen ja tuottaa voittoa yritykselle!

Mietin pitkään, millainen kone palvelee minua parhaiten. Asentajiemme käytössä olevat HP:n EliteBookit tuntuivat hieman liian kookkailta ja painavilta, kun konetta joutuu kuljettamaan paljon mukana. Harkitsin pitkään uutta kevyttä ultrabookia, ja sitten minulle ehdotettiin Macbook-konetta. Vielä pari vuotta sitten olisin tyrmännyt ajatuksen täysin, mutta iPadia ja iPhonea vuosikausia käyttäneenä olin oppinut arvostamaan Applen helppokäyttöisyyttä. Siirtymä Mac-koneeseen ei tuntunut enää siis enää ollenkaan huonolta ajatukselta.

Siinä se nyt sitten mötköttää pöydän kulmalla: upouusi Macbook Air.